情報共有の重要性

当社は2019年より、外部人材の方2名(マーケティング、デザイン)にジョイン頂き事業を進めてきました。

 

外部人材の方には戦略の策定のサポートや、施策の振り返りのサポートなどを主に担当して頂いています。

事業を進めていく上で、情報共有は欠かせません。

 

事業のゴール:どこをゴールに設定するのか

目的:何を目的にその事業を実施するのか

手段:どうやってゴールまで到達するのか

 

事業を始める前に全員が共通認識を持っていなければならないことが複数あります。

これがないと外部人材の方は正社員よりもコミットする時間が短いので、どこまでをアドバイスしたら良いのかが想像できません。

 

直接雇用の従業員しかいない組織も例外ではありません。

イレギュラーな事態や大きなミスが起きた時に、情報共有がなされていない組織は、対応が後手に回ってしまいます。

では、外部人材活用に絞った場合どんな情報共有が必要なのでしょうか。弊社の失敗談を元に現状での最適解をご説明させて頂きます。

弊社の失敗談

弊社の失敗談としては大きく分けて2つあります。

1、戦略の説明が不十分だったこと

2、経過の情報共有が甘く、無駄なMTGを増やしてしまったこと

 

1、戦略の説明が不十分

当社は地方自治体様と連携しながら地域のためになる事業を展開しています。

地方自治体様がお客様であり、事業のパートナーです。

当社のメンバーは周知の事実ですが、外部人材の方はどんな過去があって現在この事業をしているのか。どこを目指しているのか。どんな目的があるのかなどを知る術がコーポレートサイトの少ない情報しかありません。

 

口頭での説明は実施したものの、弊社の戦略を正確に理解して頂くまでは時間がかかってしまいました。

結果、外部人材の方がご活躍頂けない期間が長くなってしまい、弊社の情報共有不足が招いた事態なのにも関わらず、外部人材不要論が社内で出るまでになってしまいました。

 

まずは社内で決めた戦略をしっかりと外部人材の方に理解してもらうことが重要です。そのためには、口頭説明だけではなく、資料化してお渡ししたり、工夫をすることはその後の事業スピードにも良い形で影響していきます。

 

2、経過の情報共有が甘く、無駄なMTGを増やした

事業が進んでいく中で、進捗の共有事項が増えていきました。

MTGが始まる前に進捗を全員に共有、MTGでは振り返り、改善策をディスカッションするのが理想でしたが、どの程度進捗しているのかが外部人材の方には共有されておらず、確認のヒアリングでMTGを終えることが多々ありました。

 

外部人材の方の時間を奪ってしまうだけでなく、メンバーの時間も奪ってしまい、非効率的になってしまいます。

外部人材の方との情報共有方法は2つ。

1つはMTG。2つ目はコミュニケーションツールのSlackです。

 

最初はSlackに外部人材の方が入るチャンネルと、サポート頂く事業のチャンネルを二つに分け、事業のチャンネルで社内向けの情報共有をし、必要だと思う情報を外部人材の方が入るチャンネルに転送していました。

チャンネルを分けてしまったことにより、外部人材の方が欲しい情報が共有されておらず、社員も手間がかかるので共有自体が少なくなっていきました。

最終的にはチャンネルを一つに統合してリアルタイムで、外部人材の方が情報をキャッチできるような設計にすることで、MTGがヒアリングで終わることはなくなりました。

リスク観点での工夫

情報共有をする上で、問題は機密情報や顧客情報をどう扱うかです。当社もその懸念があり、チャンネルを二つに分けていました。

よく企業様からも「情報の取り扱い方はどうしてるの?」とご質問を頂きます。

当社は外部人材の方と秘密保持契約(NDA)を結びます。

※秘密保持契約の説明はこちら: https://www.smbc-card.com/hojin/magazine/bizi-dora/legal/confidentiality.jsp

秘密保持契約を結ぶことで、情報漏洩のリスクを回避しながら情報共有のスピードを上げることが可能になります。

 

いかがでしたでしょうか?外部人材の活用が活発化する中、

当社でも試行錯誤し、外部人材の強みを借りながら業務を進めています。(まだまだ失敗も多いです。)

もちろん、成功すれば事業は前に進みますが、準備をしないで臨むことで負荷だけかかってしまう可能性も十分にあります。

情報共有のスピードを上げることで、スピーディーに事業を前に進めていきましょう。