新型コロナウィルスの感染拡大を受け、弊社でも3月から完全リモート体制になりました。

弊社はこれまでも、出張が多い関係でリモート体制に慣れていましたが、「原則リモート」という状態は初の試みです。

同様に多くの企業がリモート体制となっている中、これまでの生産性をどう維持・向上させるか、どのようにマネジメントするか、等が課題として立ちはだかっているかと思います。

また、連携先の企業・自治体の方々とお話をしていると、「リモート体制を導入はしたものの、なかなかうまくいかない」「リモート体制に移行するために、何をすれば良いのかわからない」等のお声をいただくことも多くありました。

そこで、今回は完全なリモート体制となって1ヶ月以上経過した弊社で行っている取り組みや、この状況下での売上継続の工夫などをお伝えできればと思います。

また、近々リモート体制に関連したホワイトペーパーをリリースする予定です。

そちらもぜひご参考にしていただければ幸いです。

リモート体制で活躍しているツール

 

以下では、リモート体制下で活躍しているツールをいくつかご紹介させていただきます。

 

Slack

Slackは、メールや電話などに代わる社内のコミュニケーションツール。社員は、チャンネル内(=メッセージやファイルを一つに集めてチームで共有する場所)でお互いにやり取りしながら仕事を進めていきます。

大きな特徴としては、目的別にチャットルーム(チャンネル)を作成できたり、外部アプリとの連携が非常に豊富であったり、スタンプ等を用いたコミュニケーションで、遠隔でもチャットからの賑わいを演出することができる点などがあります。

特にMAKOTOグループでは全員がSlackを活用しており、仕事上のコミュニケーションのほぼ全てがSlack上で完結しています。

仕事上のほぼ全てのコミュニケーションというと、業務上の連絡はもちろん、雑談なども積極的にSlack上で行っています。

 

 

特にリモート体制下では、「雑談」の場は非常に重要で、オフラインの職場では当たり前に行われていた雑談や気軽な相談等が、オンラインでは非常にしづらくなる、ということが起こります。

Slackで誰かにメンション(特定のメンバーを指名すること)をするほどのことでもない、けれども誰かと話してみたい、というような軽い話題は、オンライン上では一気に減少します。

そのため、弊社では敢えて「雑談専用チャンネル」を作成して、業務に関係のない、くだけた話題(好きな漫画の話や、お気に入りのBGMについて等)のみを取扱う場所をつくりました。

そうすることで、メンバーに「雑談しても良い雰囲気」を伝えることができ、「なんとなく堅苦しい雰囲気」のようなものから脱することができました。

グループ全社共有の雑談チャンネルを作成したことで、よりSlackでの発言数も増え、リモート体制でもメンバーとのコミュニケーション頻度をある程度保つことができています。

 

Zoom

最近「Zoom飲み会」等が流行していますが、MAKOTOでも長くZoomを活用してきました。

Zoomの良い点としては、動作が軽く、共有URLを発行することですぐにオンライン会議を始めることができるところや、大人数の会議も開催できる(無料版では100名まで同時接続可能)といったことが挙げられます。

また、誰かのPCの画面を共有すること等もでき、例えばパワーポイントの画面を映し出しながら、プレゼンテーションを行うこと等も容易にできます。

 

 

その他にも、バーチャル背景(PCスペックによっては正しく機能しない場合もあります)を設定することで、在宅環境下で背景が見られたくない場合等も、柔軟に対応することができます。

Zoomのインストール方法等をまとめた資料もございますので、こちらのリンクからお申し込みいただければ、追って資料をご送付いたします。

 

Google Drive

こちらはGoogleが提供しているサービスで、クラウド上に書類やデータを格納することができます。

これによって、オフラインで資料がなくても、オンライン上で共同で資料を閲覧・編集すること等が可能になり、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Googleフォーム等、ワードやエクセル、パワーポイント等で作成していた書類もほとんど全てクラウド上に格納し、共同編集等をすることができます。

容量はデフォルトでは15GB(Gmail、Googleフォト、Google Driveの総合容量)が用意されています。

また、会社単位で使用する場合は、GsuiteというGoogleが提供するビジネス向けツールを導入すれば、容量無制限で使用できる等のメリットがあります。

オフラインでの書類関係でリモート体制にすることが難しい企業の方々は、ぜひ一度導入をご検討してみても良いかと思います。

 

pragli

pragliは、バーチャルオフィスのサービスで、Slackの音声接続版と考えていただけると分かりやすいかと思います。

オフィスのように、各部屋を設定することができ、それぞれの部屋に自由に参加することができます。

いつでもビデオや音声のON/OFFを切り替えることができ、zoomよりも気軽にオンラインで会話ができるのが特徴です。

 

 

また、zoomと大きく異なる点として、各自アバターを設定できるため、常にカメラの前にいつづける必要もなく、相手からの視線も気にならないので、沈黙もそこまで気にならない、という点があります。

集中部屋や雑談部屋等を設定しておくことで、目的に合わせて気軽に会話できることは、リモート体制では非常に重宝するサービスです。

まだ日本語対応をしていないことが難点ですが、簡単な英語さえ理解できれば設定もスムーズに行えるかと思います。